Privacyreglement

 Privacyreglement Vereniging Bewonersraad Rochdale 

Inleiding 

De Vereniging Bewonersraad Rochdale (BWR) heeft in het kader van haar doelstellingen en werkzaamheden kennis van en/of legt persoonsgebonden gegevens vast van haar leden. Leden zijn de door Rochdale erkende en als lid aangemelde en geregistreerde bewonerscommissies of complexvertegenwoordigers van Rochdale. De BWR is wettelijk verplicht deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid op te slaan, te bewerken en te beveiligen. Verwerking van de persoonsgegevens geschiedt in overeenstemming met de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stellen. In dit reglement is vastgelegd hoe de BWR met bedoelde persoonsgegevens omgaat. 

Artikel 1 Definities 

In dit reglement hebben de volgende begrippen de hieronder beschreven betekenis: 

Rochdale: Woningstichting Rochdale 

Lokale organisaties: De Bewonersraad Rochdale en haar vertegenwoordigingen in huurdersorganisaties in de gemeenten waar Rochdale bezit heeft: Amsterdam, Diemen, Landsmeer, Purmerend en Zaanstad. 

BWR: Vereniging Bewonersraad Rochdale. 

Bewonerscommissie: De door Rochdale erkende commissie zoals bedoeld in de Overlegwet. 

Beheerder: Degene die in opdracht van de BWR belast is met het beheer van de persoonsgebonden gegevens. 

Betrokkene: Degene op wie een persoonsgebonden gegeven betrekking heeft. 

Ontvanger: Degene aan wie persoonsgebonden gegevens worden verstrekt. 

Persoonsgebonden gegeven: 

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 

Verstrekken van gegevens: 

Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgebonden gegevens. 2 

Verwerking van gegevens: 

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgebonden gegevens. 

Artikel 2 Wat is de Bewonersraad Rochdale (BWR) 

De Vereniging BWR is een huurderskoepel. De leden zijn door Rochdale erkende, bij de vereniging ingeschreven bewonerscommissies. Het bestuur van de BWR is de wettelijke overlegpartner van Woningstichting Rochdale en heeft tot taak het behartigen van de belangen van zittende en toekomstige huurders van Rochdale. 

De BWR is via haar vertegenwoordigers ook actief in lokale huurdersorganisaties in de gemeenten waar Rochdale haar bezit heeft. Dit privacyreglement is ook van toepassing op deze lokale huurdersorganisaties. 

De Vereniging BWR is: 

opgericht: 30 oktober 2002 te Amsterdam, KvK nr. 34197573 

gevestigd te: NL 1055 RW Amsterdam, Bos en Lommerplein 303 

Artikel 3 Wat doet de BWR 

De BWR behartigt de belangen van alle zittende en toekomstige huurders bij Woningstichting Rochdale en van de bewonerscommissies/complexvertegenwoordigers die de huurders in de complexen vertegenwoordigen. Zij doet dat door te overleggen met de Raad van Bestuur, het management en de Raad van Commissarissen van Woonstichting Rochdale over alle onderwerpen die de belangen van de huurders kunnen raken. Zij geeft gevraagd en ongevraagd advies en informeert haar leden over de resultaten van dat overleg. Belangrijk in het werk van de BWR is het stimuleren van de participatie van huurders bij haar activiteiten en die van Woonstichting Rochdale. 


Artikel 4 Doel van de gegevensverwerking 

De verwerking van persoonsgegevens door BWR vindt plaats in het kader van de statutaire doelen van de Vereniging BWR, waaronder het in en buiten rechte behartigen, mede in het kader van de volkshuisvesting, van de collectieve belangen van de zittende en toekomstige huurders, medehuurders en bewoners van woningen in eigendom van Rochdale. 3 


Artikel 5 Informatievoorziening naar de leden 

De BWR verspreidt via e-mail diverse informatie, waaronder nieuwsbrieven, naar haar leden. Na aanmelding door het lid wordt deze informatie automatisch ontvangen. De BWR maakt daarbij gebruik van het e-mailadres dat is opgegeven bij de aanmelding als lid of, indien van toepassing, een door het lid aan de BWR doorgegeven wijziging van het adres. Indien men geen informatie meer wenst te ontvangen, kan men gebruik maken van de afmeldingsmogelijkheid onderaan elke e-mail. 


Artikel 6 Verwerking van persoonsgegevens 

1. Het beheer en de verwerking van de ledenadministratie van de BWR, inclu-sief de daarin opgenomen persoonsgebonden gegevens, geschiedt centraal op het secretariaat van de BWR. Periodiek wordt de ledenlijst aan de hand van de gegevens die de BWR van Rochdale ontvangt, geactualiseerd. 

2. De BWR verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor de eerder genoemde doeleinden. 

3. Persoonsgegevens worden door de BWR slechts verwerkt, indien in elk geval aan een de volgende voorwaarden is voldaan: 

a. de betrokkene zich schriftelijk* als contactpersoon van zijn/haar BC bij de BWR heeft aangemeld, onder overlegging van de bevestiging hiervan door het bestuur van de betreffende BC die als lid van de BWR is ingeschreven; 

b. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend. Als de persoonsgegevens door Rochdale aan de BWR zijn verstrekt, gaat de BWR ervan uit dat deze toestemming is verleend. Deze toestemming kan te allen tijde door de betrokkene worden ingetrokken. 

Verwerking van persoonsgegevens is ook aan de orde indien: 

c. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeen-komst waarbij de betrokkene partij is of wenst te worden; 

d. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen; 

e. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de BWR. Dit belang is verwoord in de artikelen 2, 3 en 4 van dit reglement. 4 

5. De door het Algemeen Bestuur van de BWR aangewezen beheerder handelt overeenkomstig dit reglement, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Persoonsgegevens d.d. 25 mei 2018. 

6. Waar in dit reglement wordt gesproken van de BWR, zijn deze regels ook op het niveau van de leden/bewonerscommissies alsmede voor de lokale huurdersorganisaties waarin de BWR vertegenwoordigd is, van toepassing. 


Artikel 7 Verstrekking van gegevens 

  1. Tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een van de in artikel 3 t/m 5 genoemde doeleinden of van een wettelijke bepaling, verstrekt de BWR persoonsgegevens slechts aan derden, inclusief leden van de vereniging, na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van betrokkene. 

2.  In verband met de vereiste bescherming van de ledenadministratie en de daaraan verbonden persoonsgebonden gegevens, hebben leden van de vereni-ging BWR geen rechtstreekse toegang tot de ledenadministratie. Zij kunnen op verzoek gebruik maken van de dienstverlening door het secretariaat van de BWR, indien zij de overige leden willen benaderen met informatie of verzoeken over zaken die het belang van de huurders betreffen. Daartoe dienen zij een verzoek in bij het Dagelijks Bestuur van de BWR, onder overlegging van de in-formatie die zij onder de leden wensen te verspreiden. Het secretariaat van de BWR zal in opdracht van het Dagelijks Bestuur dergelijke mailingen aan de le-den verzorgen. 

3. Gegevens van betrokkenen worden niet aan derden verstrekt voor commerciële of charitatieve doeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen. 

4. Gegevens kunnen voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt. In de resultaten van deze onderzoeken zijn de gegevens niet meer te herleiden tot natuurlijke personen. 


Artikel 8 Geheimhouding, beveiliging 

  1. Alle personen die als vrijwilliger actief zijn voor de Vereniging BWR, of ten dienste van de BWR al dan niet betaalde werkzaamheden verrichten, en daarbij al dan niet persoonsgebonden informatie hebben of verkrijgen over de BWR en 5 

haar leden, zijn verplicht tot geheimhouding, uitgezonderd in geval hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Voornoemde personen hebben alleen toegang tot informatie voor zover is voldaan aan de voorwaarden genoemd in artikel 6 en voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie. Zulks ter beoordeling van het Algemeen Bestuur van de BWR. 

2. De BWR treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens tegen verlies, beschadiging of enige vorm van onrechtmatig gebruik. 


Artikel 9 Recht op inzage 

1. Een betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens (“recht op inzage”). 

2. Verzoeken tot inzage worden schriftelijk* ingediend bij de BWR. Het verzoek wordt ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. 

3. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord. 

4. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin betrokkene inzage wenst, wordt deze derde eerst gehoord voordat inzage wordt verleend. Indien de derde geen inzage in zijn gegevens wenst of indien het horen van de derde onmogelijk is, zal de beheerder de gegevens van de derde afschermen 


Artikel 10 Recht op correctie 

1. Een betrokkene heeft het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van diens gegevens indien deze onjuist zijn, in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 met de Algemene Verordening Persoonsgegevens of andere wetten zijn opgenomen of niet ter zake doende zijn (“recht op correctie”). 

2. Verzoeken tot correctie worden schriftelijk* ingediend bij het bestuur van de BWR. Het verzoek bevat de voorgestelde wijzigingen. Het verzoek wordt 6 

ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. 

3. Op een verzoek tot correctie wordt door het bestuur van de BWR binnen vier weken schriftelijk* beslist of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek wordt voldaan. Een afwijzing van het verzoek tot correctie wordt met redenen omkleed. 

4. In geval van correctie zal de BWR derden, aan wie of door wie de onjuiste gegevens van de betrokkene zijn verstrekt, op de hoogte brengen van de wijzigingen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt. 


Artikel 11 Recht op verzet 

1. Een betrokkene kan verzoeken diens gegevens niet te verstrekken aan bepaalde ontvangers (“recht op verzet”). 

2. Het verzoek dient schriftelijk* te worden ingediend bij de BWR. De BWR is in ieder geval niet gehouden om gehoor te geven aan een verzoek, indien het verzoek betrekking heeft op verstrekking van gegevens waartoe de BWR van overheidswege verplicht is. 


Artikel 12 Recht van beperking 

Als een betrokkene een onjuistheid of onvolledigheid in zijn/haar persoonsgebonden gegevens bij de BWR heeft gemeld, kan hij/zij de BWR verzoeken de verwerking te beperken zolang dit verzoek in behandeling is. Beperking van de verwerking van persoonsgebonden gegevens kan ook worden gevraagd als betrokkene van mening is dat de BWR de gegevens onrechtmatig verwerkt of niet meer nodig heeft, of als betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen (verdere) verwerking daarvan. 


Artikel 13 Bewaartermijnen 

De persoonsgebonden gegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de relatie met betrokkene is beëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld, tenzij deze persoonsgegevens langer bewaard dienen te blijven om te kunnen voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. 7 

Artikel 14 Klachtenregeling 

1. Indien een betrokkene van mening is dat dit reglement niet wordt nageleefd of dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming/ de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet correct door de BWR worden uitgevoerd, kan hij/zij schriftelijk* een klacht indienen bij het bestuur van de BWR conform de procedure beschreven in artikel 15. De beslissing van de BWR op de klacht wordt schriftelijk*aan betrokkene medegedeeld. 

2. Ten vervolge op de in lid 1 bedoelde klachtenprocedure kan een betrokkene: 

a. een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten; 

b. een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met de BWR. 

Een verzoek(schrift) of klacht kan worden ingediend binnen zes weken na ontvangst van de beslissing van de BWR. Indien de BWR niet op een verzoek of klacht heeft gereageerd binnen de in de klachtenprocedure gestelde termijn, kan betrokkene binnen zes weken na afloop van die termijn het verzoek(schrift) of de klacht indienen. 


Artikel 15 Uitvoering Klachtenprocedure 

1. De inrichting van de Klachtenprocedure zoals beschreven onder artikel 14.1 is als volgt vastgesteld. 

2. De klacht dient schriftelijk* te worden ingediend bij het bestuur van de BWR. 

3. Binnen 10 werkdagen na ontvangst van de klacht nodigt het bestuur de klager uit voor een gesprek. 

4. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt en binnen 10 werkdagen ter goedkeuring aan de klager gezonden. 

5. Indien klager en bestuur BWR in het gesprek tot overeenstemming komen, dan wordt dit schriftelijk vastgelegd met een afschrift aan de klager en kan het dossier worden gesloten. 8 

6. Indien klager en bestuur BWR er niet uitkomen, dan wordt binnen 5 werkdagen na het gesprek een beroepscommissie benoemd. 

7. Deze beroepscommissie bestaat uit 3 personen, t.w.: 

a. 2 personen namens het bestuur BWR; 

b. De onder a. genoemde personen zoeken een onafhankelijk derde commissielid van buiten de BWR of Rochdale, die als voorzitter zal functioneren. 

8. De beroepscommissie onderzoek de klacht en past zo nodig hoor en wederhoor toe. 

9. Uiterlijk 6 weken na de vorming van de beroepscommissie komt deze met een uitspraak. Indien alle partijen daarmee akkoord gaan en/of de klacht dermate complex is, dat voor een uitspraak meer tijd nodig is, kan deze termijn worden verlengd tot uiterlijk 3 maanden. 

10. De uitspraak wordt schriftelijk aan de klager en het bestuur BWR medegedeeld. 

11. Indien de oorzaak van de klacht bij de BWR is gelegen, dan zal het bestuur BWR alle passende maatregelen nemen om herhaling te voorkomen. 

12. De klager kan, indien hij het niet eens is met de uitspraak, gebruik maken van zijn recht zoals benoemd in artikel 14, lid 2 van dit reglement. 


Artikel 16 Bijzondere gegevens 

De verwerking van persoonsgegevens door de BWR betreffende burgerlijke staat, godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, is verboden. 

Hetzelfde geldt voor strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag. 


Artikel 17 Inwerkingtreding, reikwijdte, wijzigingen, publicatie 

1. Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van de BWR en treedt in werking op 1 januari 2020. 9 

2. Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd, met dien verstande dat het reglement te allen tijde kan worden gewijzigd, aangevuld of ingetrokken indien de wet of de omstandigheden dit vragen. Wijzigingen of aanvullingen vinden plaats met inachtneming van de door de wetgever gestelde regels. 

3. Alle kwesties die betrekking hebben op het verwerken van persoonsgegevens en waarin dit reglement niet voorziet, worden ter beoordeling voorgelegd aan het bestuur van de BWR. 

Dit reglement ligt voor een ieder ter inzage op het kantoor van de Vereniging Bewonersraad Rochdale, gelegen aan het Bos en Lommerplein 303, …… Amsterdam en is te raadplegen via internet op www.bewonersraadrochdale.nl. 

* onder schriftelijk wordt verstaan: per brief of per email. 

Type je zoekwoorden hierboven en druk op Enter om te zoeken. Druk ESC om te annuleren.

Terug naar boven